美国Albuquerque, NM工作招聘University of New Mexico：院长行政助理薪资 $18.81 - 25.56 时薪

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工作岗位: Admin Assistant to the Dean

公司名字: University of New Mexico

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工作描述: 院长行政助理申请 ID req31642
工作名称院长行政助理
位置 10 级
职位概要药学院正在寻找一名技术熟练的人员来担任院长行政助理的职位。成功的候选人将为院长提供全面的行政支持，并在他们的指导下，为院长办公室的运作和委员会提供行政支持。申请人应具有协助行政领导以及与各种利益相关者合作的经验。成功的候选人将是迅速的、有组织性的、自给自足的，并且在沟通、协作和按时完成任务方面拥有良好的记录。他们将拥有强大的组织能力、对细节的高度关注以及谨慎处理机密信息的能力。成功的候选人将能够以专业的方式与各种受众互动，并表现出情商和文化敏感性。他们必须是一个积极主动的人，始终如一地表现出主动性，有能力解决问题、追求目标，并在最少的监督下运作，同时接受执行团队的反馈。职责和责任包括：

监督和协助管理院长的日程安排：预约、提供会议支持、为接待大学客人进行旅行安排，并确保满足院长的每日和每周日程安排需求，同时保持专业性和保密性标准。
管理办公室通信，包括电话通信和在线视频会议，解决行政问题和处理询问，充当办公室和外部选区之间的主要联络点。促进文档签名和工作流程、准备备忘录等。准备文档草稿并收集批准和签名。
根据需要与院长的执行领导团队和其他行政人员合作，以有利于学院的活动、运营和沟通。
收集、输入和更新数据以维护办公记录、列表和其他记录，以安全保密的方式管理敏感文档和数据。为准备和更新战略文件和计划提供支持。
协助组织和促进会议和学院活动：协调和安排日期、时间、场地/房间预订、停车预订、出席（邀请、签到等）、起草议程、会议记录、后续行动项目，以及报告会议室的 IT/设施问题。管理与会者名单、沟通和准备印刷节目的信息、接待 VIP 等。在活动汇报会议中提供建设性反馈。
管理办公室的日常运营，包括采购办公用品、确保办公设备和演示设备在会议前正常运行，并报告出现的设施问题。
分配的杂项职责。

雇佣条件
最低资格高中文凭或 GED；至少 5 年与指定职责直接相关的经验。从认可机构获得的高于最低教育要求的学位可以逐年代替经验。
优先资格

此前新墨西哥大学在学术、行政管理办公室工作的经验
具有处理敏感信息的经验和保密的历史。
具有与各种合作者和利益相关者组织具有短期和长期期限的多个项目的技能。
拥有管理日常业务需求的经验。
拥有规划和预订旅行、活动、大型商务会议等的经验。
拥有撰写专业沟通、起草备忘录、办公室公告等的经验。
展示详细的记录维护和版本控制，以确保准确且有组织的数据和文档管理。
具有采购、对账、预算管理和遵守财政政策的经验。
Microsoft Office（特别是 Word 和 Outlook）、Smartsheets、票务系统和其他 UNM 企业资源系统的技术能力。

附加要求

校园健康科学中心 (HSC) – 新墨西哥州阿尔伯克基
系药学系主任办公室（401A）
雇佣类型员工
员工类型常规 – 全职
学期结束日期
非豁免状态
按小时付费：$18.81 – $25.56
符合福利条件这是符合福利条件的职位。新墨西哥大学提供全面的福利，包括医疗、牙科、视力和人寿保险。此外，新墨西哥州还通过学费减免和家属教育计划提供教育福利。请参阅主页以获取更多信息。
ERB 声明作为雇佣条件，工作时间超过新墨西哥州教育退休法案规定的 0.25 FTE 的合格员工必须缴纳强制性退休金。有关更多信息，请查看网格。
需要背景调查是
最佳考虑日期 12/5/2024
是否有资格进行远程工作否
符合远程工作资格声明该职位在现场。
申请须知仅接受通过 UNMJobs 官方网站提交的申请。如果您在第三方网站上查看此招聘广告，请提交申请。完整的申请将包括： 1) 简历 2) 求职信 3) 3 份推荐信，最好有主管推荐信。员工类型为常规或定期的职位有资格参加退伍军人优先计划。有关更多详细信息，请参阅。新墨西哥大学致力于雇用和留住多元化的劳动力。我们是机会均等的雇主，做出决策时不考虑种族、肤色、宗教、性别、性取向、性别认同、国籍、年龄、退伍军人身份、残疾或任何其他受保护阶层。新墨西哥大学要求所有正式员工职位均成功通过就业前背景调查。这可能包括但不限于犯罪史背景调查、新墨西哥州卫生部指纹筛查、新墨西哥州儿童、青少年和家庭部指纹筛查、教育证书验证和/或之前就业情况验证。有关背景调查的更多信息，请访问。请参阅正式员工的定义。