工作岗位: Sr Administrative Assistant/Calendar Manager – VICTR Workforce Support
公司名字: Vanderbilt University Medical Center
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工作描述: 探索范德比尔特大学医学中心：VUMC 位于田纳西州纳什维尔，处于全球教学、发现和患者护理的十字路口，是一个由多元化人士组成的社区，他们每天都怀着改变世界的简单目标来工作。在这里，您的专业知识将受到重视，您的知识将得到扩展，您的能力将受到挑战。范德比尔特健康中心认识到多样性对于卓越和创新至关重要。我们致力于营造一个包容性的环境，让每个人都有机会茁壮成长，并寻求和庆祝您的文化、思维、学习和领导力的多样性。在这里，员工知道他们是比自己更伟大的事业的一部分，对自己的工作感到无比自豪，并且永远不会满足于昨天的事情。范德比尔特大学的使命是通过卓越的患者护理、教育和研究项目来促进健康和保健。组织：VICTR职位摘要：在担任高级行政助理的关键角色中，您将在偶尔的指导下担任日历经理、旅行协调员和三名部门领导成员的联络人。
这是一个每周工作 40 小时的现场职位，在田纳西州纳什维尔 West End Ave. 2525 号的办公室工作注意：该职位的薪资范围为每小时 18.88 美元至 28.31 美元。最终的薪酬标准将根据多年的相关工作经验和当前的组织股权来确定性能要素
- 担任三位高级领导的日历经理。
o 创建并有效管理复杂的会议、拨款和领导会议。
o 管理领导差旅，包括代表他们预订差旅和提交费用报告。
o 为外部高管访客安排旅行和酒店住宿。
o 就高级别外部访客会议的会议策略和演示进行协作。
o 与内部高管和外部机构来访高管建立和建立关系。
o 核对行政级别采购的每月 P 卡交易。
o 根据要求安排领导层特别会议。
- 积极促进和管理行政职能，包括但不限于：
o 支持和协调地区举措。
o 协助复杂的研究计划参与者、赠款资助的旅行，包括为残疾和正常旅客预订机票、酒店和机场交通。此外，还包括代表参与者填写费用报告。
o 协助领导召开现场会议。
o 协助执行 VICTR 部门和就业参与活动。
o 协助现场外部访客进行停车验证。
o 担任 VICTR 空间管理计划的成员。
o 按要求提交建筑物维护票据。
o 跟踪与设施请求相关的费用。
o 与外部供应商合作处理办公家具订单。
o 管理部门的每月平面图。
o 通过回答询问、提供信息和解决疑虑，充当部门劳动力支持计划的联络人。
o 协助完成指定的特殊项目。
- 列出的职责是该职位的总体概述，并且可能会分配其他职责。
技能熟练度
- 出色的组织能力。
- 优秀的 Microsoft Office 技能，有 Outlook 经验者优先。
- 能够在动态环境中工作。
- 高水平的足智多谋。
- 出色的时间管理能力。
- 优秀的人际交往能力。
- 出色的批判性思维能力。
基本资格
- 高中文凭或 GED
- 4年相关经验（必填）
。范德比尔特临床与转化研究所 (VICTR) 是范德比尔特临床和转化研究的虚拟家园。在范德比尔特大学医学中心研究办公室和 NIH 资助的临床和转化服务奖 (CTSA) 的支持下，该研究所的使命是改变思想和研究发现从起源到患者护理的方式。 VICTR 的职能是通过提供工具和支持来提高研究、出版物、资助写作以及未来医生和研究人员培训的质量，从而帮助研究人员和临床医生更好地完成工作。欲了解更多信息，请访问 。主要职责
- 提供各种行政支持，其中可能包括但不限于安排、预订旅行和预算核对。
- 确保创建和维护数据/记录，以记录财务、规划、通信、程序、流程和其他信息。
- 编译数据、分析信息并总结支持某个领域的发现。
- 根据要求准备报告和其他文件。
- 列出的职责是该职位的总体概述，并且可能会分配其他职责。
技术能力
- 人力资源政策和程序（基本意识）：了解、遵守和应用人力资源政策和程序。
- 临时报告（中级）：能够从数据库访问信息并准备报告。
- 数据分析（中级）：准确分析数据的能力。
- 文书/行政（中级）：文书/管理是一种技能，包括大多数文书和行政职能，通常由秘书、行政人员和其他担任文书角色的人执行。其中职责包括：临时报告、日历维护、数据输入、文件复制、文件归档和维护、文件准备、员工记录维护、员工时间记录、传真和电子邮件、库存管理、邮件分类和分发、会议协调和日程安排、消息管理、接待员任务、特殊项目、电子表格准备、旅行安排以及文字处理和打字。
- 财务流程（新手）：能够监控成本、费用和收入，以及根据预算金额管理这些成本和费用的能力。
我们的专业行政职能包括信息技术和信息学、财务、行政、法律和社区事务、人力资源、通信和营销、开发、设施等方面的关键支持作用。在我们不断发展的卫生系统中，我们互相支持，并鼓励所有员工追求卓越。高成就员工留在 Vanderbilt Health 是为了职业发展、享受福利以及社区感和使命感。核心职责：
- 组织影响：执行非常规任务，在最少的指导下显着影响团队的绩效。 * 解决问题/工作复杂性：进行研究和分析以解决一些非常规问题。* 知识广度：应用广泛的工作知识并在其他领域拥有基本的工作技能。* 团队互动：为经验不足的人提供非正式的指导和支持团队成员。
核心能力：支持同事： – 发展自我和他人：通过识别发展机会不断提高自己的技能。 – 建立和维持关系：寻求了解同事的优先事项、工作风格并发展跨领域的关系。 – 有效沟通：与他人公开分享信息，并以清晰、礼貌的方式进行沟通。提供优质服务： – 以同情心服务他人：花时间了解他人的问题、需求以及如何提供优质服务。 – 解决复杂问题：寻求理解问题，解决日常问题，并及时提出适当的担忧。 – 提供有意义的建议和支持：仔细倾听以了解问题并提供准确的信息和支持。确保高质量： – 表现出色：交付前检查工作质量，并提出相关问题以满足质量标准。- 确保持续改进：表现出学习新知识、技术、工具或系统的渴望，并表现出超越的意愿。-满足安全和监管要求：展示影响安全的条件的基本知识并向适当的人员或部门报告不安全的情况。有效管理资源： – 表现出责任感：负责完成指定的活动，并超越标准方法思考以提供高质量的工作/服务。 – 组织资源管理员：了解个人行为将如何影响部门资源。 – 做出数据驱动的决策：使用准确的信息和良好的决策来始终如一地按时且无错误地取得结果。促进创新： – 产生新想法：通过提供改进建议，愿意提出/接受影响日常运营的想法或举措。 – 应用技术：快速吸收新技术；了解何时使用适当的工具和程序以确保正确的行动方针。 – 适应变化：通过对不断变化的计划保持开放的态度来拥抱变化，并将变化指示纳入自己的工作领域。职位资格：职责：认证：工作经验：相关工作经验经验水平：4年教育背景： 高中文凭或 GED范德比尔特健康中心认识到多样性对于卓越和创新至关重要。我们致力于创造一个让每个人都有机会成长的包容性环境，并致力于机会均等和平权行动的原则。 EOE/AA/女性/少数民族/退伍军人/残疾人
薪资标准: $18.88 – 28.31 时薪
地点: Nashville, TN
发布日期: Sat, 24 Aug 2024 04:21:11 GMT
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