工作岗位: Executive Assistant
公司名字: HMG Plus, Inc.
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工作描述: 关于我们的客户：作为世界领先的律师事务所之一，我们的客户在私募股权、并购和其他复杂的公司交易方面拥有市场领先的实践，为广泛的客户提供服务；投资基金组建和另类资产管理；重组；高风险商业和知识产权诉讼；以及政府、监管和内部调查。他们是世界上最大的律师事务所之一，也是顶尖的财务表现者。基本工作职能：行政助理 (EA) 将为迈阿密办事处的高级行政总监、人力资源经理和运营经理提供行政支持和思想合作。这是一个高度引人注目的职位，需要良好的组织能力、沟通能力和保密能力。根据自己的主动性和指导，EA 将处理广泛的行政和执行支持相关任务，并在快节奏的环境中（有时甚至面临压力）与各级人员互动。由于非常注重细节，EA 需要灵活、主动和高效，同时在这个角色中表现出高水平的专业精神和保密性。职责包括但不限于支持迈阿密办事处高级行政总监和团队的预算流程、财务指标的准备和报告以及跟踪供应商付款、复杂的日历管理、会议、引人注目的演示以及准备差旅安排和费用报销。计划和协调活动，包括午餐会和各种高级管理层会议。准备内部和外部沟通并主动预测高级行政总监的需求。该职位需要良好的组织和沟通能力，以及做出正确判断和保持专业精神的能力。基本功能（此列表并不详尽，可以根据需要进行补充和更改）。
- 管理高级总监的日历并与其他人有效协作以协调日程安排需求；计划和安排每月和每周的会议以及任何必要的后勤工作，同时有效地传达变更。
- 需要高级 PowerPoint、Word 和 Excel 技能来创建和编译各种委员会和领导层会议的会议材料。在高层领导会议之前创建 PowerPoint 演示文稿将成为一项经常性功能。
- 研究、优先考虑并跟进向高级总监提出的传入请求和问题，包括敏感或机密性质的请求和问题；确定适当的行动方案、推荐或响应。
- 根据公司的旅行政策（例如航空、酒店、地面交通）协调国内和国际旅行和预订。
- 维护日常行动项目并确定其优先顺序，以进行个人跟进和管理。
- 处理机密信息，包括与人力资源、预算、预测等相关的数据。
- 处理活动、晚餐和/或旅行的费用报告，准备费用报告并及时提交。
- 根据要求撰写、打字和校对信件、备忘录和电子邮件。
- 协调、准备和汇编各种委员会和领导层会议的会议材料。
- 与人力资源、运营、实践服务和宾客服务进行协调，因为它涉及新员工、实践助理任务、办公室活动、办公室内搬迁和访客，并向总监提供适当的报告（如果适用）。
- 协助正在进行的特殊项目；与特殊项目相关的工作会有所不同，并将根据个人表现出处理额外职责的技能来分配。
- 处理接听来电、归档、复印、扫描和打开邮件等文书工作。
- 高级总监、人力资源经理和运营经理分配的其他职责和项目。
资格与要求教育、工作经验、技能：
- 理想的候选人将具有在专业服务组织中为高管提供支持的工作经验。
- EA 应该能够预测需求并在所有互动中做出正确的判断、机智、外交、正直和专业精神。
- 此人必须具备在没有重大监督或指导的情况下独立工作的能力，以高度准确和注重细节地取得结果。
- 考虑到他们所掌握的信息的敏感性和机密性，理想的候选人必须运用机智和谨慎的态度。
- 在压力下与他人快速建立融洽关系并保持专业风范的能力至关重要。
- 需要在快节奏的环境中为高级管理人员提供支持的专业服务公司至少 5 年工作经验。
- 预计拥有文科/理科学士学位 (BA/BS) 或同等经验。
- 此人必须具有出色的沟通能力；具备丰富的 Microsoft Word、Excel、PowerPoint 和 Outlook 工作知识；并轻松适应用于时间和费用报告的新软件和其他基于网络的工具。
- 个人应该灵活地处理时间敏感的请求，包括不时在标准工作时间之外的需求。
- 最后，个人应该渴望学习新技能并随着时间的推移扩展他们的工作技能。
- 有使用 SharePoint 和 Visio 经验者优先。
技术/软件：
- 需要熟练使用 MS Office 并具有高级 Excel 和 PowerPoint 技能。
- 有使用 Visio 经验者优先。
- 有使用 SharePoint 经验者优先。
- 有调查经验，特别是 Novi 优先。
证书、执照、注册：
- 公证执照是一个优点。
平等就业机会：所有雇佣决定，包括招聘、聘用、安置、培训可用性、晋升、薪酬、评估、纪律处分和终止雇佣关系（如有必要），均不考虑员工的种族、肤色、信仰、宗教、性别、怀孕情况或生育、个人外表、家庭责任、性取向或偏好、性别认同、政治倾向、收入来源、居住地、国籍或族裔、血统、年龄、婚姻状况、退伍军人状况、不利退伍、身体或精神残疾，或适用法律禁止的任何其他原因。关于 HMG Plus, Inc.：HMG Plus 是三州领先的酒店人力资源服务机构，专注于专业酒店培训和招聘。我们的成功源于对酒店业的热情、对卓越服务的承诺以及员工的力量。我们相信，经过精心挑选、严格审查、适当培训、完美呈现并由随时准备就绪、按需服务的团队领导的合适人才有能力改变任何酒店体验。虽然我们是拥有二十多年历史的行业专家，但现在是时候为我们的新未来磨练变革的艺术了。 HMG Plus 期待获得 100% ServSafe 认证，接受过安全和卫生方面的专业培训，并在技术上能够最好地满足所有不断变化的需求。我们是酒店人员配置和酒店安全方面的专家。最重要的是，HMG Plus 致力于为您打造非凡的酒店体验。我们对酒店的热情、对卓越服务的承诺以及员工的力量让我们找到了这一点。我们相信，经过精心挑选、严格审查、适当培训、完美呈现并由随时准备就绪且按需服务的团队领导的合适人员有能力改变活动以及每个参加活动的人的体验。我们一次又一次地向我们的客户（和他们的客户）证明这一点。我们期待为您做同样的事情。
薪资标准: $100000 – 120000 年薪
地点: Miami, FL
发布日期: Tue, 02 Jul 2024 22:15:17 GMT
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