工作岗位: Executive Assistant II, The Nonprofit Institute
公司名字: University of San Diego
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工作描述: 职位名称及部门：非营利研究所二级行政助理； 领导力与教育科学学院 – 非营利机构
发帖#5018
部门描述：植根于社会正义，以同情心为主导，以好奇心为灵感，以共同愿景为动力。
圣地亚哥大学校园内的罗莎莉·希尔母亲大厅 (Mother Rosalie Hill Hall) 是领导力与教育科学学院 (SOLES) 的所在地，该学院由充满活力和愿景驱动的学术部门、中心和研究所组成。 在这里，我们将创新与内省、学术与现实应用、研究与社会影响相结合。我们的国家认可课程涵盖研究生和本科生的领导力、教学和咨询领域。 他们都强调社会正义、多元文化主义和共同建设更美好世界的决心。非营利研究所 (NPI) 于 2002 年在圣地亚哥大学领导力和教育科学学院成立，旨在提供研究、技术咨询、召集和培训，以培养变革型社区领导者和组织。 NPI 位于美国最古老的领导力学校之一，因其项目而闻名全国：帮助价值观驱动的领导者联系、学习和促进社会公益和社区； 通过激活非营利组织最大的资产——员工来增强其能力； 并提供这些组织所需的研究、评估和服务，以对其所服务的社区产生可持续和持久的影响。
大学简介：圣地亚哥大学是一所现代且积极参与的天主教机构，由圣地亚哥教区和圣心协会于 1949 年创立。自 1972 年以来，圣地亚哥大学由独立董事会管理，始终致力于文科教育立足于并追求真、善、美。 受天主教高等教育这一具有数百年历史的传统的启发，该大学欢迎各种信仰传统以及任何或没有宗教背景的人们。 美元未来的成功依赖于那些寻求促进发展和认真对抗的人们的贡献。
详细说明：这是一个全职、临时、基于福利的职位，预计结束日期为 2025 年 6 月 30 日。二级行政助理 (EA) 履行各种复杂的行政和技术职责，为非营利研究所的执行主任提供支持。 他们为执行主任管理日历和信件，并根据需要为项目主任提供支持。 该职位负责 NPI 的一般办公室管理，包括文字处理/打字、复印、邮件分发、接听电话，并充当 NPI 工作人员、USD 办公室、外部合作伙伴和访客之间的联络人。 他们独立撰写信件，管理所有办公室文件和访客，组织旅行，并根据需要准备旅行和校园报销请求。 此外，他们还协助协调指定的活动和特殊项目。该职位需要在快节奏的办公环境中具备出色的沟通能力。 他们酌情回应询问和疑虑，跟踪和监控所有信件和截止日期，并确保问题的跟进和解决。 EA 擅长在时间敏感的环境中处理高度机密的事务和材料，并利用独立判断以外交和裁量权处理所有问题。 他们积极主动地发现问题并提出解决建议。义务和责任：执行董事支持/行政支持：
- 根据需要管理 NPI 执行总监和项目总监的日历。
- 监督执行董事的日常任命，确保会议流程和截止日期按计划进行。
- 协助安排和协调捐助者、学生、教师和客户会议（预订会议空间、发送日历邀请和指示、预订停车位、准备会议材料、茶点等）。
- 为执行董事处理机密和个人信件。
- 跟踪所有信件，确保及时跟进和解决问题。
- 回应执行董事协助处理查询和信件的日常请求，并确定其他团队成员或部门的任务分配； 或收集适当的背景信息供执行董事做出决定。
- 需要时，协助准备旅行行程 – 这包括预订航班、住宿和/或交通服务。
办公管理：
- 利用大学认可的供应商管理办公用品和设备的库存和组织。
- 根据需要提供少量技术支持和/或与大学 ITS 部门联络。
- 根据需要记录并保存各种会议的完整、准确的会议记录。
- 使用字段合并撰写和输入信件和备忘录，包括多封信件和电子邮件。
- 协助 NPI 及其相关实体的特殊项目、活动和计划的整体协调和交付。
- 履行与特殊项目和活动相关的一般办公室职责，包括复印、撰写备忘录和安排会议。
- 担任活动查询和回复的后备联系人。
- 协助协调监督指定活动中的志愿者。
- 根据需要审查和分析流程，以确定需要改进的领域并实施解决方案。
- 参加 SOLES 会议并在指定的委员会中任职。
特殊雇佣条件：
- 偶尔会在清晨、晚上和周末工作。
自 2023 年 6 月 1 日起，根据 CDC 的指导，大学强烈鼓励所有校园成员及时了解流感和 COVID-19 疫苗接种建议。 有关 USD 的 COVID-19 协议的更多信息，请访问 sandiego.edu/onward。背景调查：成功完成雇佣前背景调查。学位验证要求：担任此职位的人员将被要求提供官方教育成绩单以用于学位验证目的。
工作要求：最低资格：
- 至少两年制大学学位； 学士学位优先。
- 在快节奏的环境中拥有三到五年逐步负责的行政/执行支持经验； 额外多年的相关工作经验可以代替大学学位。
首选资格：
- 学士学位优先。
- 5 至 7 年逐步负责的行政/执行支持经验。
- 客户或学生支持经验。
- 强大的校对能力，包括拼写、标点符号、用法和风格的高度准确性。
- 熟悉非营利和慈善部门。
- 熟悉高等教育。
- 过去接受过多元化、公平、包容性和归属感 (DEIB) 方面的培训或认证。
- 熟悉Asana等项目管理软件。
- 了解美元的政策和程序。
绩效期望 – 知识、技能和能力：
- 优秀的英语口头和书面沟通能力。
- 能够确定任务的优先顺序、设定并按时完成任务、解决问题并做出基本决策。
- 拥有出色的组织和时间管理技能，必须灵活适应办公室不断变化的需求。
- 优秀的客户服务技能。
- 具有严格保密的能力。
- 必须有能力有效地、外交地处理不同性格和背景的人。
- 具备较强的文字处理、电子表格和数据管理方面的计算机技能。
- 基本熟练使用 Windows 和 Mac 操作系统。
- 基本熟练使用 Microsoft Office 和 Google Suite 平台。
- 在任何情况下都保持热情、专业、外交和愉快的举止。
- 文化能力和敏感性是必须的； 理解不同文化背景和观点、尊重他人、适应不同文化环境并接受文化差异的能力。
- 充分了解当前大学的政策和程序。
- 能够回答教职员工、学生和公众提出的有关院系项目的一般性问题以及其他与院系相关的问题。
- 必须具备冷静有效地处理多项任务、请求和基于网络的信息工具的能力。
- 注重细节的独立工作者，有能力在团队环境中协作和做出贡献。
- 必须能够适应技术和计算机软件的变化。
- 必须能够立即改变优先事项。
- 能够机智、谨慎地处理机密信息。
- 能够运用良好的判断、解决问题和决策的能力。
发布工资：每小时 28.00 美元 – 33.33 美元； 优越的福利圣地亚哥大学提供极具竞争力的福利待遇，包括： 医疗、牙科、视力、大学为您提供的退休金以及使用校园健身中心的权利。 请访问我们网站的福利部分，查看 USD 提供的所有福利和福利。本帖子中提供的薪资范围反映了我们对该职位合理预期的薪酬。 提供或赚取的实际薪酬取决于经验、教育和其他因素，包括部门预算。
特别申请说明：需要简历和求职信单击“立即申请”按钮完成我们的在线申请。 此外，请将求职信和简历上传到您的申请资料中，以供招聘经理审核。 如果您有任何疑问或困难，请联系就业服务团队：
额外细节：每周 37.5 小时截止日期：2024年8月7日注意：外部职位发布将至少保留五天。 此后，招聘经理/委员会将在整个发布期间对申请进行审核。 可以随时选择候选人，然后可以在早于列出的日期结束此帖子。圣地亚哥大学是一家致力于多元化和包容性的平等机会雇主，对能够为校园社区的多样性和卓越做出贡献的候选人特别感兴趣。圣地亚哥大学是一个无烟校园。 欲了解更多信息，请访问发布时间：2024 年 7 月 24 日太平洋夏令时间
申请截止日期：2024 年 8 月 7 日太平洋夏令时间
薪资标准: $28 – 33.33 时薪
地点: San Diego, CA
发布日期: Fri, 26 Jul 2024 01:40:47 GMT
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